وعند تقديم الشكوى، يطلب من صاحب الشكوى أن يعرف نفسه ويحدد بوضوح موضوع الشكوى، وأن يبين ما يتوقع تحقيقه، وأن يقدم معلومات مفصلة ووثيقة الصلة عن الشكوى إن أمكن.
إرفاق أي وثائق أو مستندات أو كل ما يتعلق بالشكوى كدليل وإثبات.
تصنيف الشكاوى والاقتراحات المقدمة، وتستبعد الشكاوى المجهولة التي تكتب بطريقة غير لائقة والتي لم يذكر فيها اسم صاحبها، فهذه تحفظ ولا تفحص ولا يتم البت فيها.
تحديد مواعيد لأصحاب الشكاوى والمقترحات للاستفسار عن بعض النقاط الغامضة للشكوى أو الاقتراح المقدم.
وفي حالة رفض الشكوى، يخطر صاحب الشكوى بذلك، مع الأسباب.
وفي حالة قبول الشكوى، يحدد إطار زمني واضح لحل المشكلة، وفي الوقت نفسه، يخطر صاحب الشكوى بالتاريخ المتوقع عادة أن يتلقى ردا رسميا.
يتم توثيق التوصيات وكتابة تقرير بشأن الشكوى، ثم يبلغ صاحب الشكوى.
وسائل استقبال وتلقى الشكاوى والمقترحات:
صندوق الشكاوى في المعهد
تلقي الشكاوى والاقتراحات شفويا من خلال أي مسؤول أو مشرف في المعهد.
تلقي الشكاوى والاقتراحات إلكترونيا على موقع المعهد الإلكتروني أو عن طريق البريد الإلكتروني.
معلومات التواصل مع المركز الوطني للتعليم الإلكتروني
